Aby odpowiedzieć sobie na pytanie o wykorzystanie matrycy Eisenhovera, należy w pierwszej kolejności zadać pytanie:
Matryca Eisenhovera jest prostą tablicą dwuwymiarową, czteroelementową, najczęściej przedstawianą jako kwadrat 2 x 2 komórki, przedstawiony poniżej:
Matryca służy do kategoryzowania spraw wg wymiarów:
W przypadku ostatniej kategorii warto rozważyć dwie strategie:
Jesteśmy w stanie łatwo określić pilność sprawy/zadania. Możemy uznać, że zadania, które muszą zostać ukończone do końca bieżącego tygodnia, lub szybciej są pilne. Te z dalszym terminem realizacji są wtedy niepilne.
Co jednak gdy tygodniowy termin realizacji wydaje się wiecznością w przypadku spraw prywantych, a życiu zasodowym oznacza on faktyczny deadline?
Myślę że w ramach jednej matrycy, nie rozwiążemy tego problemu. Należałoby prowadzić dwie matryce odpowiednio dla obu aspektów życia.
Czy istnieją sprawy średnio-pilne? Nawet w życiu tylko zawodowym uważam, że podział zadań na pilne i niepilne może okazać się zbyt ubogi.
Co oznacza, że sprawa lub zadanie są dla nas ważne? Jaka powinna być skala gradacji?
Wydaje się, że kategoryzacja dwuwariantowa jest zbyt uboga.
Aby rozwiązać powyżej opisane problemy chciałabym zaproponować rozszerzoną wersję matrycy, która została skonstruowana jako połączenie zalet matrycy oraz kolejki priorytetowej.
Kolejka prioytetowa to taka reprezentacja zbioru spraw / zadań, w którym każdy element ma przyporządkowany klucz (priorytet). Ilość priorytetów możemy ustalić samodzielnie, aby uzyskać optimum pomiędzy łątwością dopasowania do kategorii, a wygodą i narzutem pracy.
Pwyższy model poprawia problemy podstawowej matrycy. Umożliwia:
Czym jest matryca Eisenhovera?
Matryca Eisenhovera jest prostą tablicą dwuwymiarową, czteroelementową, najczęściej przedstawianą jako kwadrat 2 x 2 komórki, przedstawiony poniżej:
Matryca służy do kategoryzowania spraw wg wymiarów:
- ważne / nieważne
- pilne / niepilne
- Ważne i pilne
- Ważne i niepilne
- Niważne i pilne
- Nieważne i niepilne
Cztery warianty – trzy strategie?
Każdy z wariantów należy traktować indywidualnie. Sami indywidualnie powinniśmy zdecydować co robimy z zadaniami ważnymi i pilnymi itd. Poniżej zamieszczę swoje propozycje.First things first
To anglojęzyczne powiedzenie, które możemy przetłumaczyć jako ważne pierwsze (ważne) rzeczy są pierwsze obrazuje jedyną słuszną strategię dla termatów ważnych i pilnych. Powinniśmy starać sie z całych sił eliminować zadania z tej listy.Ważne vs pilne
Dla wariantów ważne i niepilne oraz nieważne i pilne możemy traktować podobnie. Podczas gdy będziemy zajęci zajmowaniem się sprawami z poprzedniego akapitu możemy spróbować zlecić je komuś, czy to mężowi w życiu prywatnym, czy np. Pomocy nauczyciela w pracy. Istnieją przynajmniej dwa powody aby zastosować taką strategię:- Zlecając komuś zadania ważne ale niepilne staramy się, aby nie stały się pilne zanim uporamy się z pilnymi obecnie. Nawet jeśli nasz pomocnik nie poradzi sobie idealnie, to i tak mamy troszkę czasu (w zależności jak bardzo pilne jest zdanie) aby nanieść poprawki
- Zlecając komuś zadania pilne, ale nieważne poprawiamy ogólną kondycję naszej matrycy. Myślę że lepiej zająć się pilnymi i ważnymi, a w przypadku mniej ważnych możemy pogodzić się z prawdopodobnie niższą jakością wykonania naszego pomocnika
Ostatni nie będą pierwszymi
W przypadku ostatniej kategorii warto rozważyć dwie strategie:
- Zwlekanie aż staną się pilne i zastosujemy jedną z powyższych taktyk. Zaletą jest, że zadania te zostaną ostatecznie wykonane.
- Możemy także dopuścić do sytuacji zagłodzenia nieważnych i niepilnych. Mówimy o sytuacji, gdzie zawsze pojawiają się ważniejsze i pilniejsze zadania. W takim wypadu strategią jest „odpuszczanie” tych spraw i traktowanie ich jako niebyłe.
Gradacja wymiarów i problem z tym związany
Jesteśmy w stanie łatwo określić pilność sprawy/zadania. Możemy uznać, że zadania, które muszą zostać ukończone do końca bieżącego tygodnia, lub szybciej są pilne. Te z dalszym terminem realizacji są wtedy niepilne.
Co jednak gdy tygodniowy termin realizacji wydaje się wiecznością w przypadku spraw prywantych, a życiu zasodowym oznacza on faktyczny deadline?
Myślę że w ramach jednej matrycy, nie rozwiążemy tego problemu. Należałoby prowadzić dwie matryce odpowiednio dla obu aspektów życia.
Czy istnieją sprawy średnio-pilne? Nawet w życiu tylko zawodowym uważam, że podział zadań na pilne i niepilne może okazać się zbyt ubogi.
Co oznacza, że sprawa lub zadanie są dla nas ważne? Jaka powinna być skala gradacji?
Wydaje się, że kategoryzacja dwuwariantowa jest zbyt uboga.
Matryca idealna
Aby rozwiązać powyżej opisane problemy chciałabym zaproponować rozszerzoną wersję matrycy, która została skonstruowana jako połączenie zalet matrycy oraz kolejki priorytetowej.
Kolejka prioytetowa to taka reprezentacja zbioru spraw / zadań, w którym każdy element ma przyporządkowany klucz (priorytet). Ilość priorytetów możemy ustalić samodzielnie, aby uzyskać optimum pomiędzy łątwością dopasowania do kategorii, a wygodą i narzutem pracy.
| Najważniejsze (priorytet 1) | Ważne (priorytet 2) | Średnioważne (priorytet 3) | Małoważne (priorytet 4) | Nieważne(priorytet 5) | |
| Pilne (0-3 dni) | |||||
| Średnio-pilne (4-7 dni) | |||||
| Niepilne (>8 dni) |
Pwyższy model poprawia problemy podstawowej matrycy. Umożliwia:
- Dzielenie się matrycą
- Łatwiejsze jej zrozumienie – wygodne opisy